El administrador de fincas: quién es y qué papel desempeña

Administrador de fincas España

Introducción

En el ámbito de la gestión inmobiliaria, la figura del administrador de fincas desempeña un papel fundamental. Encargado de la administración integral de fincas urbanas o rústicas, su labor va más allá de la simple gestión de propiedades. Pero para entender completamente su relevancia, es crucial explorar también otros roles y funciones dentro del sector inmobiliario.

¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es un profesional especializado en la gestión de comunidades de propietarios y propiedades inmobiliarias. Su papel abarca desde la administración de elementos comunes hasta la gestión económica y legal de la comunidad. Además, actúa como mediador en asuntos comunitarios y vela por el buen régimen de la propiedad.

Funciones específicas del administrador de fincas

Entre las responsabilidades del administrador de fincas se incluyen la preparación de planes de gastos, la ejecución de acuerdos de la junta, la conservación de la propiedad y la mediación en asuntos comunitarios. Su labor es diversa y fundamental para asegurar el correcto funcionamiento y mantenimiento de las propiedades.

Soft skills de un administrador de fincas

  • Excelentes dotes de comunicación: un buen administrador de fincas tiene que ser un gran comunicador. Es necesario trabajar en una comunicación fluida, transparente y clara para que los propietarios y los distintos actores estén siempre informados. No solo sobre las acciones realizadas y las que vendrán, sino que también con los resultados y los acontecimientos extraordinarios.
  • Mucha proactividad: parece algo obvio, pero este profesional tiene que tomar la iniciativa en todo momento, así como detectar y solucionar problemas (siendo, de alguna forma, mediador), y finalmente proponer mejoras continuas o hacer propuestas en la gestión de la comunidad.
  • Tener papel de negociador: tener rol de negociador es otra de las características clave de un un administrador de fincas. Porque tendrá que negociar con los propietarios, los proveedores y otros actores para asegurar la armonía y las mejores condiciones.
  • Estar constantemente informado: en la administración de fincas hay leyes y normativas que cambian o se actualizan continuamente. Por lo tanto es necesario que esté al tanto y se informe para luego comunicarse con los demás y evitar conflicto.

Otros actores del sector inmobiliario

Además del administrador de fincas, existen otros roles importantes dentro del sector inmobiliario:

  • Promotor: es el responsable de los trámites de construcción de un inmueble.
  • API (Agente de la Propiedad Inmobiliaria): se trata del encargado de la comercialización de inmuebles en venta o alquiler, y en algunos casos también de la gestión de propiedades.
  • Propietario: dueño o titular de uno o más inmuebles.
  • Arrendador: propietario que alquila

Personal del despacho del administrador

Dependiendo de la tipología de propiedades gestionadas, si es vertical o horizontal, el personal de cada despacho de administrador puede cambie. Distinguimos entonces entre PH (comunidades) y PV (alquileres). 

Para comunidades:

  • Oficial. Administrador responsable de la comunidad. Elabora plan de gastos de la comunidad y el presupuesto anual. Calcula las cuotas individuales. Convoca y asiste a la reunión. Confecciona el acta. Realiza visitas de obra y seguimiento de las reparaciones en la comunidad.
  • Auxiliar. Asiste y da soporte al oficial en tareas repetitivas y que habitualmente no requieren contacto directo con la comunidad. Se encarga de las tareas menores de las incidencias (reparaciones, recepción de presupuestos…). Trata con los industriales a efectos ordenar y reclamar intervenciones.
  • Contable. Se encarga de la confección y cobro de recibos, de conectarse a los bancos, descargar los extractos y registrar los pagos de facturas. Trata con los industriales a efectos de pago de facturas.

Para alquileres:

  • Administrador. Responsable de la comunicación con el arrendador y con el inquilino. Coordina la publicación de los anuncios inmobiliarios. Gestiona los contratos de alquiler. Valida las liquidaciones de alquileres. Realiza el seguimiento de las reparaciones en los inmuebles alquilados.
  • Auxiliar. Asiste y da soporte al administrador en tareas repetitivas y que habitualmente no requieren contacto directo con arrendador e inquilino. Confecciona las liquidaciones de alquileres. Se encarga de las tareas menores de las incidencias (reparaciones, recepción de presupuestos…). Trata con los industriales a efectos ordenar y reclamar intervenciones.
  • Contable. Se encarga de la confección y cobro de recibos, de conectarse a los bancos, descargar los extractos y registrar los pagos de facturas. Trata con los industriales a efectos de pago de facturas.

Conclusión

En resumen, la gestión inmobiliaria integral requiere la colaboración de diversos profesionales especializados. Cada uno de estos roles desempeña una función específica que contribuye al éxito y eficiencia en la administración de propiedades. Al comprender las responsabilidades de cada uno, se puede garantizar una gestión inmobiliaria integral y profesional que beneficie a todas las partes involucradas. 

Si estas pensando en dar el salto y maximizar tiempo y esfuerzo, pues ya es hora de que llames a uno de nuestros expertos y programes una demo para conocer al software más eficaz de todos. Para cualquier duda o consulta, envía un correo a: info@pragma.es

El equipo de Pragma