Firma electrónica: digitalizando la administración de fincas

firma electrónica

En la era digital, es necesario estar al paso con las novedades. Una de las herramientas más destacadas (y demandadas) es la firma electrónica.

En este artículo, exploraremos la importancia de la misma en la administración de fincas y cómo esta innovación puede simplificar y agilizar procesos clave del día a día.

¿Empezamos?

¿Qué es la firma electrónica?

Como sugiere su nombre, la firma electrónica es una versión digital de la firma tradicional en papel, que se utiliza para validar y autenticar documentos. Este método ha ganado terreno en diversas industrias, y en la administración de fincas ha demostrado ser una herramienta invaluable y absolutamente necesaria (además que regulada por Ley).

Diferencias entre la firma electrónica y la firma digital

Te compartimos las definiciones según la Ley No. 27269, «Ley de Firmas y Certificados Digitales» :

Firmas electrónicas: es cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita. Es reconocida por nuestra legislación siempre y cuando pueda (i) vincular e identificar al firmante y (ii) se garantice la autenticación e integridad de los documentos electrónicos.

Firmas digitales: es un tipo de firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de una clave privada y una clave pública que se encuentran relacionadas matemáticamente entre sí.

¿Qué documentos (del sector) se pueden firmar?

En el caso de la administración de fincas, hablaríamos de documentos como: contratos de alquiler, arras o reserva, contratos privados de compraventa, partes de visita, pólizas de seguros, mandatos SEPA o domiciliaciones, modificaciones en el seguro y más.

10 razones para utilizar la firma electrónica en tu negocio

  1. Ahorrar tiempo. En cuestión de segundos puedes tener una firma importante directamente en formato digital.
  2. Ahorrar llamadas innecesarias. Gracias a este sistema, no tendrás que hacer un seguimiento de cerca y llamar a todos los clientes para que estén pendientes.
  3. Ahorrar explicaciones. Una vez que el contacto recibe el archivo que tiene que firmar, tan solo necesita abrirlo y firmar desde la misma aplicación en la que está trabajando.
  4. Validez legal. Tener una firma digital te permite asegurar la validez legal de la misma. La firma electrónica está respaldada por regulaciones y leyes (para saber más, leer: ”normativa europea vigente sobre firma electrónica eIDAS” y el “Reglamento Europeo de Protección de Datos”).
  5. Reducción de errores. Todo el mundo se equivoca: de papel, de nombre, de sitio. Con esta herramienta no hay margen para firmar algo que no deberías.
  6. Almacenamiento seguro. ¿Aún conservas miles de carpetas con etiquetas para identificar a los documentos, verdad? Con este sistema, podrás tener todo ordenado, clasificado y fácilmente visible en un único sitio virtual.
  7. Firma de varias personas a la vez. ¿Tienes muchos documentos por firmar o varios firmantes? Pues bien, puedes tenerlas todas en unos clics.
  8. Integrada, esté donde estés. Al tratarse de un servicio API, puedes integrarla en tu sistema interno para que se quede en tu mismo entorno y no tengas que hacer nada.
  9. Ofrecer una buena experiencia a tus clientes. Con este sistema, darás la sensación de estar al paso con los tiempos, dando una imagen moderna y muy organizada, lo cual tus clientes apreciaran. Es importante ofrecerles la mejor experiencia. 
  10. Apoya la sostenibilidad. ¿Cuántos papeles hemos gastado, todos estos años, para tener una pequeña firma con sello en un documento? Demasiados. Es importante ahorrar papel y digitalizar estas tareas para ser sostenibles y proteger los recursos naturales.

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